Komunikacja w procesie tworzenia i wdrażania LSR jest warunkiem nieodzownym w osiąganiu założonych efektów. Podstawowym warunkiem w planowaniu skutecznej komunikacji jest jej obustronność, a więc komunikacja na linii LGD –społeczności lokalne –LGD. Takie podejście pozwala na pozyskiwanie informacji zwrotnej i służy transparentności działań LGD, co jest niezwykle ważne w budowaniu zaufania do LGD, która w swej działalności korzysta ze środków publicznych.

Rozważając zagadnienie komunikacji należy rozróżnić dwa podstawowe pojęcia: strategia komunikacji i plan komunikacji. Strategia jest czymś nadrzędnym w stosunku do planu komunikacji.

Strategia komunikacji jest generalnym planem działań komunikacyjnych dla LGD jako partnerstwa trójsektorowego. Służy ona przede wszystkim tworzeniu optymalnych warunków działania LGD poprzez systematyczne informowanie społeczności lokalnej o priorytetach działania LGD, a także angażowaniu mieszkańców w realizowane projekty. Jest ona opracowana i zatwierdzona do realizacji na ściśle określony czas oraz zawiera ogólne wskazania odnośnie wprowadzania ewentualnych korekt i modyfikacji. Wskazania te są zapisane w formie zasad monitorowania i ewaluacji skuteczności poszczególnych działań komunikacyjnych. Natomiast plan komunikacji dotyczy konkretnych działań i projektów i jest ściśle powiązany z planem działania LGD w procesie wdrażania LSR. Plan komunikacji w swej konstrukcji zawiera opis celów, działań komunikacyjnych podporządkowanych tym celom, a także środków i narzędzi przekazu informacji na linii LGD –społeczności lokalne, jakich LGD zamierza używać w komunikowaniu się na poszczególnych etapach wdrażania LSR. Służy także identyfikacji występujących problemów komunikacyjnych (poprzez monitoring i ewaluację), dzięki czemu jest narzędziem kształtującym poziom współpracy i zaangażowania partnerów i interesariuszy LGD

Celem działań informacyjno-promocyjnych LSR jest wspieranie realizacji celów określonych w LSR przez zachęcenie beneficjentów, potencjalnych beneficjentów oraz mieszkańców obszaru LGD do korzystania z Funduszy Europejskich dzięki dostarczeniu im informacji niezbędnych w procesie ubiegania się o środki unijne, motywowanie projektodawców i edukowanie w obszarze właściwej realizacji projektów oraz upowszechnianie efektów wykorzystania Funduszy Europejskich na obszarze LGD.

Celem ogólnym Planu Komunikacji LSR na lata 2014-2020 jest promowanie LSR, a tym samym Wspólnych Ram Strategicznych 2014-2020, które odzwierciedlają cele Strategii EU 2020 zwłaszcza wśród mediów i ogółu mieszkańców LGD oraz rozpowszechnianie informacji o możliwościach wsparcia przewidzianych w Strategii wśród potencjalnych Beneficjentów, którzy będą mogli ubiegać się o przyznanie dotacji w ramach Funduszy Europejskich. Planowane działania mają wzbudzić zainteresowanie oraz zachęcić potencjalnych Beneficjentów do aplikowania o środki, zwiększając liczbę zrealizowanych inwestycji, a przez to wzmocnić konkurencyjność i atrakcyjność LGD. Celem działań jest ponadto utrwalenie i pogłębienie akceptacji i przychylności mieszkańców obszaru objętego LSR dla istnienia samych funduszy oraz skutków ich działania w gminach.

Cel ogólny działań informacyjno –promocyjnych jest realizowany poprzez następujące cele szczegółowe:

–     informowanie i wsparcie beneficjentów w zakresie pozyskiwania środków w ramach LSR oraz w procesie realizacji projektów przez profesjonalną informację i pomoc w rozliczaniu projektów,

–     budowanie pozytywnego wizerunku LSR wśród mieszkańców obszaru poprzez informowanie ich o możliwościach dofinansowania oraz o już zrealizowanych w ramach Strategii projektach i bezpośrednich korzyściach wynikających z ich realizacji,

–     zwiększenie poziomu świadomości i wiedzy mieszkańców na temat korzyści z członkostwa w Unii Europejskiej dla gmin obszaru LGD, uzyskiwanych dzięki napływowi Funduszy Europejskich,

–     wzmocnienie pozytywnego wizerunku LGD jako obszaru efektywnie wykorzystującego szanse stwarzane przez członkostwo Polski w Unii Europejskiej,

–     wzrost rozpoznawalności i świadomości istnienia Funduszy Europejskich poprzez promowanie skutków dotychczasowego wdrażania funduszy przez gminy obszaru LGD,

–     utrwalenie spójnego systemu identyfikacji wizualnej LGD.

Powyższe cele zostaną osiągnięte poprzez intensywne, różnorodne i długofalowe działania informacyjno-promocyjne, których ważnym elementem będą kampanie:

–     promocyjno –wizerunkowe, skierowane do mediów, ogółu społeczeństwa oraz dotychczasowych i potencjalnych Beneficjentów,

–     informacyjne adresowane do konkretnych grup potencjalnych Beneficjentów, uprawnionych do korzystania ze środków Unii Europejskiej.

Cele Planu Komunikacji zostały wypracowane partycypacyjnie przez członków LGD podczas WZC w dniu 23.10.2015r. Powodem wyboru celów szczegółowych Planu Komunikacji była analiza wniosków wynikających z badań ewaluacyjnych przeprowadzonych w okresie programowania 2007-2013, oceny własnej efektywności i skuteczności realizowanych działań informacyjno-promocyjnych i doradczych.

Proces wdrażania i aktualizacji LSR wymaga działań komunikacyjnych wynikających z przeprowadzonej analizy potrzeb/problemów komunikacyjnych. Informowanie o LSR i jej promocja wśród mieszkańców, instytucji, organizacji przedsiębiorstw działających na terenie LGD ma następować za pomocą ulotek, plakatów, tablic informacyjnych zamieszczanych w urzędach gmin, informacji w gazetach lokalnych (np. Tygodnika Ciechanowskiego, Kuriera Żuromińskiego), na stronie internetowej SSS – LGD oraz stronach internetowych powiatów i urzędów gmin z obszaru LGD. Informacje ukazywały się będą w formie artykułów, wywiadów i audycji oraz ogłoszeń. Na podstawie rozpoznanych potrzeb organizowane będą szkolenia nt. przygotowania wniosków do poszczególnych działań i pisania projektów. Dodatkowo w celu zagwarantowania jakości i efektywności wdrażania LSR założono przeprowadzanie ewaluacji w każdym roku kalendarzowym, której celem jest przede wszystkim weryfikacja wskaźników produktu dla poszczególnych przedsięwzięć, weryfikacja ilości i zakresu przedsięwzięć, weryfikacja ilości i zakresu celów szczegółowych. SSS – LGD zaplanowała również możliwość powierzenia badania ewaluacyjnego zewnętrznemu podmiotowi poprzez usługę zleconą. Organizowane będą szkolenia kierowane do sołtysów z obszaru objętego LSR w celu wzbudzenia w nich postawy aktywności lokalnej, a także dostarczenie wiedzy, która umożliwi sołtysom razem z mieszkańcami wpłynąć na rozwój swojej wsi i społeczności lokalnej.

Dodatkowo SSS – LGD świadczyć będzie usługi doradcze dla potencjalnych beneficjentów osobiście w punktach informacyjnych, drogą telefoniczną oraz e-mailową. Z doradztwa korzystać będą osoby fizyczne zamierzające uruchomić działalność gospodarczą, przedsiębiorcy (w tym osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą), parafie, jednostki samorządu terytorialnego i ich jednostki organizacyjne, rolnicy oraz inne podmioty typu: stowarzyszenia, koła gospodyń wiejskich, Ochotnicza Straż Pożarna, Gminne Ośrodki Kultury.

Wszystkie działania komunikacyjne będą uwzględniały przekazywanie szczególnych informacji o LSR w sposób prosty i zrozumiały dla wszystkich grup odbiorców komunikatu. Najważniejsze będzie skoncentrowanie się na podkreśleniu znaczenia Funduszy Europejskich oraz wskazanie dotychczas zrealizowanych inwestycji w ramach LSR . Środki przekazu uwzględniać będą stałe podkreślanie możliwości otrzymywania znacznej kwoty Funduszy Europejskich na realizację projektów, dzięki czemu zmniejszy się dystans dzielący poszczególne gminy LGD oraz LGD do pozostałych grup, stosowanie jednolitego systemu wizualizacji działań informacyjno-promocyjnych. Wykreowanie wizerunku obszaru LGD jako obszaru potrafiącego w efektywny sposób zarządzać i wykorzystywać Fundusze Europejskie. W kolejnych fazach promocji LSR będzie podkreślana aktywność instytucji i przedsiębiorców w pozyskiwaniu środków poprzez informowanie o liczbie wniosków i zrealizowanych inwestycjach ze środków Unii Europejskiej.

Dla podkreślenia znaczenia Funduszy Europejskich pokazane będą mocne strony ich wdrażania, w tym dokonane porównania LGD z wynikami innych grup (dane dotyczące zrealizowanych inwestycji przy wsparciu ze strony środków unijnych). Rozwój inwestycyjny LGD ukazywany będzie za pomocą prostych i pozytywnych przesłań medialnych np.: przydatności zrealizowanych projektów infrastruktury rekreacyjnej. Rozwój LGD podkreślany będzie również poprzez upowszechnianie licznych przykładów zrealizowanych lub realizowanych projektów oraz wynikających z nich korzyści dla różnych grup docelowych wraz z podawaniem do publicznej wiadomości wykazu Beneficjentów, tytułów projektów i przyznanych im kwot dofinansowania. Treść komunikatów dostosowana będzie do prowadzonych działań promocyjnych. W procesie komunikacji marketingowej wyróżnić należy trzy podstawowe grupy docelowe: beneficjentów (projektodawców),potencjalnych beneficjentów LSR ogół społeczeństwa.

Z szerokiej grupy ogółu społeczeństwa wyodrębnione zostaną cztery grupy defaworyzowane: ludzie młodzi; osoby długotrwale bezrobotne, osoby 50+, osoby niepełnosprawne.

Beneficjenci (projektodawcy) – ta grupa dzieli się na dwie części:

– potencjalnych beneficjentów (potencjalnych projektodawców);

– beneficjentów (projektodawców), którzy już zrealizowali projekty dofinansowane ze środków Funduszy Europejskich. Dla ww. grup komunikat będzie najbardziej rozbudowany i specjalistyczny, a jednocześnie istotnie aktywizujący, motywujący, pobudzający do działania.

Potencjalni beneficjenci (potencjalni projektodawcy) – informacja kierowana do tych grup powinna mieć charakter motywujący do składania wniosków. Opinia tej grupy na temat LSR będzie się kształtowała m.in. na podstawie kontaktów z punktami informacyjnymi. Są to m.in.: jednostki samorządu terytorialnego, w tym jednostki organizacyjne jst, organizacje pozarządowe, przedsiębiorcy (mikro, mali, średni), jednostki turystyki, w tym uzdrowiska, hotele, instytucje sportu, turystyki i rekreacji, kościoły i związki wyznaniowe,, jednostki otoczenia biznesu (organizacje zrzeszające przedsiębiorców, agencje rozwoju regionalnego, izby gospodarcze, przemysłowo –handlowe, jednostki sektora bankowego).

Ogół społeczeństwa – w nim kumulują się efekty komunikacyjne działań i zachowań wszystkich grup

interesariuszy Funduszy Europejskich.

Ponadto działania komunikacyjne adresowane będą również do mediów, partnerów społecznych i gospodarczych, instytucji zaangażowanych we wdrażanie LSR, decydentów i liderów, środowisk opiniotwórczych (artyści, kościoły i związki wyznaniowe, sportowcy, branża reklamowa itp.

Spośród wielu środków w naszym planie komunikacji uwzględniono kilka narzędzi odpowiadającym celom LSR i określonym grupom docelowym. Wśród tych działań informacyjno-promocyjnych są:

Kampanie informacyjne, kierowane do ogółu społeczności lokalnej, a wśród niej potencjalnych beneficjentów. Celem kampanii będzie szeroka informacja i promocja samej LSR, zaplanowanych w niej przedsięwzięć i kryteriów oceny wniosków aplikacyjnych. W kampaniach zostaną wykorzystane przede wszystkim środki masowego przekazu oraz spotkania bezpośrednie.

Materiały informacyjne promocyjne i szkoleniowe(w formie drukowanej i elektronicznej) –będą wykorzystane częściowo w kampanii informacyjnej, a częściowo w realizowanych programach edukacyjnych.

Seminaria, konferencje, spotkania informacyjno – konsultacyjne będą zastosowane głównie celem informacji i wsparcia potencjalnych beneficjentów w postaci informacji i doradztwa merytorycznego.

Okazjonalne imprezy masowe – organizowane przez LGD w partnerstwie z podmiotami gospodarczymi, społecznymi i publicznymi oraz uczestnictwo LGD w tego typu imprezach organizowanych przez inne podmioty gospodarcze lub społeczne.

Portale internetowe– biura LGD oraz podmiotów wchodzących w skład LGD, a także portale społecznościowe. Ten środek komunikacji posłuży nam do prezentacji wszystkich dokumentów związanych z wdrażaniem LSR, a także do bieżącego informowania, np. o terminach naboru wniosków, planowanych konkursach; rodzajach i wysokości wsparcia projektów, etc. Wszystkie informacje udostępniane na portalach internetowych będą miały formę przejrzystą i zrozumiałą dla każdego potencjalnego beneficjenta. Będą także zawierać adresy kontaktowe do osób odpowiedzialnych za wdrażanie LSR, a wiele z nich będzie miało formę interaktywną w postaci możliwości komentowania i wyrażania swoich opinii, co w dużym stopniu stanowi element innowacyjny.

Natomiast w odniesieniu do komunikacji wewnętrznej ustalono, iż komunikację tę definiują podstawowe dokumenty pracy biura (np. zakresy czynności, umowy cywilnoprawne, regulamin pracy biura) i działalności organów LGD, które zapewnią prawidłowość procesu komunikowania, w tym także prowadzenie odpowiedniej dokumentacji związanej z procesem, jego monitorowaniem i ewaluacją działań komunikacyjnych.